2. Gestão de Processos e Projetos


2. Gestão de Processos e Projetos

Identificar os processos chaves que impactam diretamente no Core Business e na qualidade do serviço prestado para os alunos é uma atividade fundamental para suportar o planejamento estratégico da instituição.

Além do mapeamento dos processos, identificando todo os departamentos envolvidos, todas as pessoas envolvidas, as atividades que devem ser realizadas, os custos envolvidos e quando, como e para quem devem ser realizadas é fundamental que todos tenham clareza dos ganhos reais para os clientes, ou seja, que dor estamos resolvendo com este esforço.

Mapear os principais processos dos departamentos:

  •  Pedagógico;
  •  Atendimento e Matricula;
  •  Administrativo;
  •  Financeiro;
  •  Comunicação e Marketing;
  •  Tecnologia da Informação;
  •  Tecnologia Educacional.

 

Para o desenho adequado dos processos, a AOG colabora no desenvolvimento do EPP – Escritório de Projetos e Processos da instituição (PMO - Project Management Office). Na prática, representa uma área organizacional responsável pelas atividades gerenciais necessárias para que os projetos certos sejam realizados com sucesso. Estas atividades podem variar desde o monitoramento estratégico de projetos até o gerenciamento diretos destes, dependendo da necessidade.

  •  EPP - nível 1 - foco em projetos e/ou programa individuais;
  •  EPP - nível 2 - foco em processos e otimização de recursos;
  •  EPP - nível 3 - foco na estratégia, visando à organização como um todo.

 

Atuação da Gestão de Processos:

  •  Implantação da cultura de gerenciamento de processos do dia-a-dia;
  •  Criação e mapeamento de processos e procedimentos chaves e secundários;
  •  Criação e acompanhamento de indicadores;
  •  Treinamentos e monitoramentos;
  •  Avaliações periódicas;
  •  Planejamento de contingências;
  •  Melhoria da eficiência ou efetividade de Processos Transacionais e produtivos;
  •  Melhoria do fluxo de produtos e serviços;
  •  Aumento no atendimento das expectativas dos clientes;
  •  Resolução de problemas crônicos e sem causa raiz conhecida;
  •  Implantação de indicadores de qualidade e produtividade.


A organização que os processos mapeados e a cultura de gestão de projetos exerce é fantástica para as organizações.